Kokouspalvelut, mitä kaikkea siihen kuuluu?

2 minuutit Julkaistu:


Monet yritykset joutuvat järjestämään vuoden aikana useita kokouksia. Ne voivat vaihdella hyvin paljon henkilöstöpalavereista, koulutustilaisuuksiin ja seminaareihin. On monia asioita, joita kannattaa ottaa huomioon kokousta järjestäessään ja usein mitä isompi tai useampi kokous on kyseessä, kannattaa siihen ottaa avuksi kokouspalveluiden ammattilainen. Tässä kirjoituksessa käydään läpi mitä asioita tulee ottaa huomioon kokousta suunniteltaessa. Tässä lähdetään siitä ajatuksesta, että osallistuja, kokouksen sisältö sekä ajankohta on jo päätetty.

 

Tilat ja tarvikkeet

Ensimmäisenä tärkeänä varmistettavana asiana on kokoustilojen valinta ja varaus. Tilan valinnassa on hyvä ottaa huomioon tarvittava koko osallistujamäärän mukaan, sopivuus kyseisenlaisen tapahtuman luonteeseen ja teemaan.  Tiimiytymispäivä tarvitsee hyvin erilaiset puitteet kuin seminaari. Myös hyvä pitää mielessä sijainti niin, että osallistujien on helppo päästä sinne. Tiloissa on myös eri varustelutasot. Kannattaa siis varmistaa, että tilassa on tarvittava tekniikka, videotykistä screeniin ja tv-näytöstä tussitauluun. Sama myös muiden tarvikkeiden kuten paperin ja kynien kohdalla, kannattaa varmistaa tarjoaako kokoustila ne jos ei halua itse niitä tuoda paikalle.

Myös paikan päälle sekä paikan päällä opastus tulisi suunnitella hyvin, jotta kokouskokemuksesta tulisi mahdollisimman mukava. Usein nämä on valmiissa kokoustamispaikassa jo tehtykin valmiiksi, mutta jos tilaa ei ole tehty tätä varten, tulisi opasteet suunnitella kokousta varten.

 

Tarjoilut

Yleensä kokoustiloihin on liitetty myös ravintolatoimintaa, jolloin tarjoilujen tilaus paikan päälle on helppoa. Jos paikan päällä ei ole ravintolaa, vaihtoehtoisesti kokoustilalla on yleensä ravintoloita, joiden kanssa he ovat yhteistyössä ja joilta tarjoilut saa tilattua. Se kuinka tarjoilut haluaa toteuttaa, on paljon vaihtoehtoja. Yleisimpiä ovat aloituskahvitus ja välikahvit. Jos kokous on kokopäivän kestävä, liitetään siihen yleensä myös lounas. Kokouksen luonteeseen saattaa joskus sopia paremmin kokoustilassa olevat välipalat, joita voi syödä tauoilla. Toisinaan mukavana lopetuksena voi olla lasillinen kuohuvaa tai jopa illallinen.

 

Jälkipyykki

Kuka kerää tärkeän palautteen kokouksesta ja miettii kehittämistarpeet? Itse kokouksen pitäjä harvemmin ehtii kirjata ylös itse kokouksen järjestelyyn liittyvää asiaa. Myöskin palautteen keruu itse osallistujilta on oleellista. Kokouksen jälkeen kannattaa myös tarkastella miten budjetti piti ja oliko järjestelyt optimaalliset muutenkin, jotta seuraavaan kerran kokouspalvelu voidaan tehdä paremmin.

Jos kokouksen järjestäminen kiinnostaa ja tarvitset apua, voi olla yhteydessä paikalliseen palvelun tarjoajaan, Turun alueella sellainen on esimerkiksi HC TPS Turku Oy.

• tag: • 340 sanat

minusta

Vinkkejä työtapahtumien järjestämiseen Työtapahtumien järjestäminen on omalla tavallaan hieman haastavamapaa kuin monien muiden tapahtumien. Tarkoittaen, että niissä pitää usein ottaa huomioon montaa eri näkökulmaa, tavoiteitta sekä lisäksi osallistujien kirjo voi hyvin laaja. Tässä blogissa on tarkoitus jakaa neuvoja ja vinkkejä työhön liittyviin tapahtumiin, kuten kokouksiin, virkistyspäiviin, yrityksien juhliin. Kokouksissa haasteena on usein paikan valinta sekä toisinaan isot osallistujamäärät ja sen hallinta niin, että kaikki sujuu hyvin. Kokouksilla on yleensä tärkeä tavoite, esimerkiksi tiedottaminen, ja näin järjestelyjen tulisi tukea sitä, ja estää kaikki häiriötekijät. Virkistäytymispäivässä taas ohjelman valinta kaikille sopivaksi voi olla haaste, koska usein työyhteisön jäsenet voivat olla hyvinkin erilaisia eri mielenkiinnoilla. Yritysjuhlissa taas vaihtoehtojen kirjo voi olla se isoin pulma. Ei huolta, sillä olet oikeassa paikassa. Täällä annetan vinkkejä näihin ja moniin muihin työtapahtumien järjestämiseen liittyviin seikkoihin!

Haku

Kategoriat