Kokouksen järjestelyyn liittyy monta eri vaihetta, jotka kaikki kannattaa tehdä hyvin jotta kokemuksesta tulisi osallistujille hyvä ja onnistunut. Kokouksia järjestetään moniin eri tarpeisiin, mutta perusohjeet ovat kutakuinkin kaikkiin samat. Tässä kirjoituksessa käydään läpi mitä kannattaa ottaa huomioon ennen kokousta, kokouksen aikana ja sen jälkeen.
Selvitä kokouksen tarpeet
Kokouspalvelun tärkeänä osana on ensin selvittää, miksi kokous järjestetään ja mitä erityistarpeita sille on. Joskus kokouksen tärkeys on opetuksellisuus kun taas toisinaan kokous voi olla hieman jopa juhlallinen. Suunnittelu lähtee siis kokouksen luonteesta.
Kokouspaikan valinta
Kokouspaikka kannattaa valita niin, että se tukee kokouksen tarkoitusta, sekä osallistujien on helppo päästä paikalle. Katso siis, että paikan päälle pääsee auton lisäksi myös julkisilla kulkuvälineillä. Tästä syystä keskustassa sijaitseva paikka voi olla kaikin puolin helpoin.
Kokouksen kesto ja ajankohta
Kokouksen ajankohdan kanssa kannattaa myös olla tarkka. Ei kannata valita sellaisia päiviä jolloin lähellä järjestetään iso tapahtuma, tai televisiossa tulee jotain mitä suurin osa ihmisistä haluaa seurata. Myöskään lomakausi ei ole luonnollisesti hyvä ajankohta. Jos kokous tapahtuu työpäivän päätteeksi, kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota kestoon ja että aika ei ole liian myöhäinen, jotta osallistujat jaksavat keskittyä.
Kokouskutsu
Kutsun tulee olla selkeä ja informoiva, sekä siinä tulee käydä ilmi myös keneen ottaa yhteyttä jos kysymyksiä ilmenee. Kutsussa tulisi olla vähintään aika, paikka, kokouksen syy, aikakataulu sekä mielellään myös tietoa mahdollisesta tarjoilusta. Jos kokouspaikka ei ole kaikille tuttu niin kannattaa lisätä myös ajo-ohjeet.
Tarjoilu, opastus ja päivän kulku
Mieti mitä tarjoilua kokouksen yhteydessä tulisi olla. Jos kokous kestää koko päivän tulisi siihen liittää lounas ja kahvit. Myös illallla järjestettäessä tulisi huomioida osallistujien jaksaminen juomalla ja välipalalla.
Paikan päällä opastus on myös tärkeää, jotta osallistujat löytävät paikalle heti, eikä turhaa aikaa mene vaikkapa vessojen etsintään.
Jo valmisteluvaiheessa varmistetaan, että kokoustilassa on kaikki tarvittava, kuten näyttö, fläppitaulu tai muu havaintoväline. Lisäksi yleensä tarpeellisia ovat erilaiset yhdistyskaapelit, äänentoistolaitteet ja muistiinpanovälineet.
Kysely päivän päätteeksi
Myös kokouksen jälkeen kannattaa muistaa osallistujia kiitoskirjeellä ja pyytää samalla palautetta. Näin osallistujille jää positiivinen kuva ja samalla saa vinkit siihen, kuinka kokouspalvelut voidaan hoitaa paremmin ensi kerralla. Kokouspalveluita tarjoaa esimerkiksi: HC TPS Turku Oy.
Työtapahtumien järjestäminen on omalla tavallaan hieman haastavamapaa kuin monien muiden tapahtumien. Tarkoittaen, että niissä pitää usein ottaa huomioon montaa eri näkökulmaa, tavoiteitta sekä lisäksi osallistujien kirjo voi hyvin laaja. Tässä blogissa on tarkoitus jakaa neuvoja ja vinkkejä työhön liittyviin tapahtumiin, kuten kokouksiin, virkistyspäiviin, yrityksien juhliin. Kokouksissa haasteena on usein paikan valinta sekä toisinaan isot osallistujamäärät ja sen hallinta niin, että kaikki sujuu hyvin. Kokouksilla on yleensä tärkeä tavoite, esimerkiksi tiedottaminen, ja näin järjestelyjen tulisi tukea sitä, ja estää kaikki häiriötekijät. Virkistäytymispäivässä taas ohjelman valinta kaikille sopivaksi voi olla haaste, koska usein työyhteisön jäsenet voivat olla hyvinkin erilaisia eri mielenkiinnoilla. Yritysjuhlissa taas vaihtoehtojen kirjo voi olla se isoin pulma. Ei huolta, sillä olet oikeassa paikassa. Täällä annetan vinkkejä näihin ja moniin muihin työtapahtumien järjestämiseen liittyviin seikkoihin!